PRODUKTIVAN SASTANAK: Ovo je agenda sastanka koje bi trebalo da se držite uvijek

Sastanci su neophodni, ali svako ko je u svom životu bio barem na tri sastanka može da razumije koliko naporni oni mogu biti.

Često se dešava da se sastanci nepotrebno oduže i skrenu sa teme toliko puta da to postane nepodnošljivo. Na kraju učesnici počnu da gube koncentraciju i produktivnost, što se, naravno negativno odražava na njihove rezultate.

Budite sigurni da u tom osjećanju niste usamljeni.

Međutim, situacija nije bezizlazna i, ukoliko imate moderatora koji će usmjeravati tok i diskusiju sastanka, taj sastanak može postati vrlo produktivan i zapravo ostvariti cilj zbog koga je prvobitno i sazvan.

Ako želite da se sastanak završi brzo i kvalitetno, evo kako bi trebalo da ga strukturirate.

Šta je problem?

Prije nego što sazovete sastanak, važno je da obavijestite sve učesnike o tome kojom temom ćete se baviti.

Pošaljite im imejl sa svim neophodnim materijalima, kako bi mogli blagovremeno da se pripreme za diskusiju.

Na sastanku najprije izložite sve stavke o kojima želite da govorite i predložite rješenje, odnosno podijelite sa ostalima o čemu ste razmišljali.

Ne odbijajte prijedloge svojih saradnika, već saslušajte sve ideje koje imaju. Možda ćete imati sreće da završite sastanak ranije nego što očekujete, ukoliko brzo dođete do konstruktivnih prijedloga.

Kako početi proces rješavanja?

Ovaj dio sastanka trebalo bi da izgleda kao brainstorming, odnosno kao proces pronalaženja
ideje koja će voditi ka rješenju.

Podijelite se unutar tima i zapišite svoje ideje. Nakon što svi završe, počnite da čitate jednu po
jednu zamisao, bez prekidanja, dok i posljednji ne završi. Tek onda počnite sa diskusijom.
Važno je da sačekate, jer će se često dešavati da se neke ideje mogu povezati međusobno i
proizvesti rješenje koje će unaprijediti vaše poslovanje i dovesti do konkretnog plana rada.
Kada prodiskutujete o svim idejama, opredijelite se za najbolje i počnite da radite na planu
njihove realizacije.

Šta su naredni koraci?

Kada znate problem i imate prijedloge rješenja, vrijeme je da osmislite strategiju.

Zato je važno da u timu imate stratega. Ova osoba će vam pomoći da oformite plan koraka koje ćete preduzeti kako biste došli do zajedničkog cilja.

Ne smijete zaboraviti ni segment evaluacije i provjere svakog segmenta rada, kako biste znali kako napredujete i da li se krećete u dobrom smjeru.

Naravno, da biste mogli da izvedete cijeli proces, morate objasniti detalje svim članovima tima, kako bi svima bilo jasno zašto ste se opredijelili za taj konkretan pristup.

Podijelite posao

Nemojte upasti u čuvenu zamku malih biznisa kada jedna osoba, koja je najčešće generalni menadžer, preuzme cijeli proces na sebe. Ili se u još gorem slučaju bavi mikromenadžmentom i nadgleda svaki djelić poslovanja svakog člana tima.

Ova praksa će vam oduzeti previše vremena i sigurno proizvesti kontraefekat. Zato, nakon što ste na sastanku i došli do dobrih ideja, prođite timski kroz sve korake plana i podijelite zaduženja.

Neka svaki zaposleni dobije svoj dio zadatka kako bi doprinjeo krajnjem ishodu i rješenju problema koji muči cijeli tim.

Iako naizgled zvuči jednostavno i sasvim logično da pratite ovu strukturu sastanka, mnogi profesionalci se često nađu u problemu kada sastanak krene u potpuno pogrešnom pravcu. Zato je dobro imati uvijek na umu ovaj koncept i imati barem jednu osobu koja će pored svog redovnog posla imati i zaduženje da moderira sastanak i da ga vraća na pravi put. Naravno, ako imate bolju ideju, uvijek je možete testirati. Strateško razmišljanje dobro dođe u svakom timu. Ako mislite da imate dara za pravljenje strategije, upišite obuku za strategijski menadžment, koji će vam pomoći da ostvarite velike i male poslovne uspjehe.